Toda empresa busca no seu dia a dia formas de aumentar sua performance visando ganhos na produtividade, escalabilidade do negócio e precisão de suas operações. É uma pauta viva dentro das organizações pensar sobre estratégias voltadas para otimização de processos, ganho de celeridade e aumento da qualidade em suas entregas enquanto utiliza da expertise de seus profissionais para crescer e inovar. E é pensando exatamente nessas questões que o RPA (Robotic process automation) tem se destacado como uma solução estratégica e tecnologia poderosa para alavancar a eficiência de operações dentro de sua empresa, reduzir custos e impulsionar a produtividade.
Mas afinal, o que seria uma automação robótica de processos? Como podemos utilizar essa tecnologia dentro da empresa? Nesse artigo, vamos desvendar exatamente o que é RPA, os principais motivos para investir nessa solução, os principais passos para sua implementação e como usá-la para impulsionar seus processos.
O que é RPA?
A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que utiliza bots de software para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras, tradicionalmente realizadas por humanos. Esses robôs podem interagir com sistemas, preencher formulários, processar dados e realizar diversas atividades de forma rápida e precisa, melhorando assim o tempo de execução dos processos de negócio.
O RPA ajuda as empresas a reduzir erros operacionais, diminuir custos e melhorar a experiência do cliente. Somado a esses fatores, há também o aumento de sua eficácia e agilidade dentro dos processos empresariais.
O RPA por si só consegue:
- Coletar Dados – extraindo informações automaticamente de documentos, e-mails ou sistemas.
- Preencher Formulários – preenchendo de forma automática campos de sistemas com dados extraídos.
- Enviar Relatórios – gerando e enviando relatórios por e-mail ou outros formatos, como Excel, ou até mesmo integrando-se com dashboards.
Além dessas ações, o RPA também consegue integralizar sistemas, permitindo a conexão a diferentes plataformas e gerando um fluxo de informações que flutuam dentro dos processos sem necessidade de intervenção humana.
Por que implementar RPA na minha empresa?
Organizações que implementam RPA em seus processos destacam-se por conseguirem alcançar números significativos em suas métricas, trazendo consigo uma série de benefícios. Veremos alguns dos principais a seguir.
- Aumento da Eficiência Operacional: automatizando tarefas repetitivas, como inserir dados ou atualizar registros, é gerado um aumento substancial nas operações, pois o software realiza essas atividades muito mais rápido que um ser humano e com uma principal vantagem: uma taxa de erros praticamente nula.
- Redução de Erros: erros humanos são comuns em tarefas repetitivas, como digitação ou realização de cálculos. O RPA elimina essa variável, garantindo que as tarefas sejam executadas da mesma maneira todas as vezes.
- Redução de Custos Operacionais: ao automatizar processos, diminuímos a necessidade de contratar mais pessoas para a equipe pensando em aumento de produtividade. Isso libera recursos humanos de tarefas manuais repetitivas, gerando mais espaço para um ambiente voltado a estratégias criativas e inovação.
- Melhoria na Experiência do Cliente: processos automatizados são mais rápidos, menos propensos a erros e funcionam de forma ininterrupta. Tudo isso resulta em tempo de resposta mais rápido e maior consistência no serviço, aumentando a entrega de valor e a satisfação do usuário quanto às devolutivas obtidas.
- Escalabilidade: o RPA oferece uma solução escalável, permitindo que você automatize tarefas adicionais sem a necessidade de aumentar significativamente a equipe.
Como implementar RPA na minha empresa?
Para implementação da tecnologia de RPA em sua empresa o primeiro passo é elaborar um plano estratégico e estruturado, assim como, contar com o parceiro certo para impulsionar o resultados da adoção de RPA na organização. Confira a seguir os principais passos para esse processo:
- Identificação de Processos a serem automatizados: é necessário identificar quais processos em sua empresa são repetitivos e baseados em regras fixas e que possuem potencial para automação. Processamento de pedidos, emissão de faturas, atualização de registros ou geração de relatórios financeiros são alguns exemplos desse tipo de processos.
- Escolha da ferramenta de RPA certa: existem diversas ferramentas de RPA disponíveis no mercado, como UiPath, Automation Anywhere e Blue Prism. A escolha da ferramenta dependerá das necessidades da sua empresa, da facilidade de integração com sistemas existentes e do orçamento disponível.
- Treinamento da Equipe: embora o RPA não requeira conhecimentos profundos de programação, sua equipe precisará entender como a tecnologia funciona e como utilizar as ferramentas de RPA. Além disso, é importante garantir que todos saibam como monitorar e resolver possíveis falhas que possam ocorrer durante o funcionamento das rotinas de automação.
- Monitoramento e Ajustes Contínuos: a implementação de RPA não é uma tarefa única. Após a automação dos processos, é importante monitorar a eficácia das rotinas e ajustar conforme necessário. À medida que sua empresa cresce, novos processos podem ser automatizados, e ajustes nos fluxos de trabalho podem ser necessários.
Como posso utilizar RPA para melhorar meus processos?
Para melhor elucidar toda a dinâmica e ganhos do RPA dentro de sua empresa, vamos pensar juntos em um exemplo vivo.
Imagine que uma empresa de logística precisa lidar com o processamento manual de grandes volumes de documentos e dados em seus centros de logística e transporte. E que esse processamento hoje é feito de forma repetitiva por profissionais humanos, com a alta demanda criando gargalos e aumentando os custos operacionais dessa empresa. Além disso, os erros humanos e o tempo gasto nessas tarefas comprometem a eficiência do processo.
Para resolver este problema, essa empresa de logística resolveu implementar o RPA para automatizar as tarefas como entrada de dados e o processamento de faturas, integrando sistemas que gerenciam informações de clientes e operações. Com o RPA implementado a empresa conseguiu aumentar a eficiência de seus processos operacionais, melhorando a precisão e reduzindo o tempo de processamento de documentos, fazendo com que os gargalos ora criados fossem extinguidos. Assim, a empresa melhorou não só sua eficiência e produtividade, mas também permitiu que os colaboradores se concentrassem em atividades de maior valor agregado, como o atendimento ao cliente e a inovação logística.
Esse caso é real, e aconteceu com a multinacional de logística DHL Global. Se você quiser saber mais sobre como o RPA otimizou os processos da DHL e gerou resultados impactantes, é só clicar no link e conferir o case completo: Caso DHL Global
Em suma, a DHL conseguiu impulsionar sua produtividade, tornando-se mais competitiva e promissora no mercado. Isso porque o RPA não apenas otimizou processos repetitivos, mas também liberou sua equipe para focar no que realmente importava: inovação, estratégia e crescimento.
Iniciar sua jornada de RPA e automação pode parecer desafiador. Mas os benefícios, quando o processo é feito de forma inteligente e estratégica, valem a pena. Para superar esses desafios, você pode contar com uma consultoria de TI especializada que guie seu negócio ao longo da jornada.
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