No artigo anterior, vimos de forma mais macro como se planejar para realizar um workshop e atuar como facilitador. Porém, gostaríamos de nos aprofundar um pouco mais em algumas atitudes e atividades que podemos nos ater para uma realização bem-sucedida:
Atenção ao tempo
Planeje-se para ter controle do tempo destinado à facilitação, desde o tempo programado até a facilitação em si, como a gestão desse tempo. Idealmente, o tempo destinado deve estar entre 90 e 120 minutos. Organize-se tendo em mente que alguns participantes podem não ser familiarizados com as terminologias específicas de design, assim como os nomes das metodologias e algumas dinâmicas, por mais simples que elas aparentem ser. Reserve uns minutos a mais para explicações e para que todos estejam alinhados.
- Confirme a quantidade de participantes e prepare-se antecipadamente
Ao confirmarmos a quantidade de participantes, saberemos se será necessária a presença de um co-facilitador ou até mais para a execução da facilitação de cocriação. Além disso, ao nos adiantarmos em relação à quantidade de pessoas, temos a possibilidade de já organizar ferramentas, materiais e templates que serão utilizados em quantidades adequadas, o que evita desgaste e perda de tempo durante a facilitação. Deixe pronto tudo o que for possível para que o foco do encontro seja a resolução do problema identificado.
Ao deparar-se com grandes grupos, não se assuste. Busque em seu time alguém com experiência em facilitações ou produto e busquem se preparar em conjunto para estejam em sincronia quando for necessário.
- Esteja preparado
Ao preparar-se, retome quantas vezes for necessário o problema identificado, assim como as funcionalidades da ferramenta ou ferramentas selecionadas para a facilitação e cada metodologia que será utilizada para reforçar seu conhecimento e sua autoconfiança. Além disso, ao estar profundamente familiarizado com as ferramentas e processos, será mais fácil tirar as dúvidas dos participantes.
- Organize seu espaço
Certifique-se que estará em um ambiente tranquilo, com conexão de internet estável e boa iluminação. Esses três fatores auxiliarão como você será compreendido e ajudarão a manter o foco do encontro. Lembre-se também de ter ao seu alcance uma garrafa de água (ou até mais) para manter sua garganta hidratada; afinal, sua voz também é uma ferramenta.
- Inclua acordos
Combine e pontue com os participantes alguns acordos, como qual será o tempo de duração, se haverá uma pausa (quando e de quanto tempo), se os participantes poderão interromper sua fala ou se é preferível que sinalizem quando forem se manifestar, e alguns outros pontos que possam ser relevantes para que você e os demais estejam confortáveis enquanto acontece a facilitação.
- Lembre-se de fazer uma pausa
Em facilitações online, é importante termos uma pausa de pelo menos 10 minutos para evitar a fatiga de videoconferências, principalmente quando mantemos câmeras abertas e falamos ativamente. Além de uma pausa ajudar a reenergizar o grupo, as pessoas podem resolver pequenas coisas práticas e ficar mais tranquilas e participativas.
- Converse com os participantes
A princípio pode parecer bobeira, mas pergunte-os se há questionamentos ou dúvidas, fale e peça por respostas verbais para gerar mais engajamento. Às vezes, enquanto participantes remotos, nos acomodamos a manifestações não verbais. Por este mesmo motivo, não se intimide com o silêncio; momentos silenciosos podem acontecer.
- Demonstre o processo e alinhe expectativas
Ao abordar uma metodologia ou ferramenta, não presuma que todos a conhecerão. Demonstre como será o processo e alinhe com todos a expectativa. Um exemplo da necessidade de alinhamento é um wireframe; enquanto alguns designers atêm-se à uma prática mais estrutural e visualmente simples, alguns gostam de esboçar também as primeiras ideias mais elaboradas de interface nessa etapa. Alinhar o resultado esperado torna o processo mais transparente e chegamos a uma conclusão mais congruente.
- Adapte
Se necessário (e em alguns casos será), adapte. Isso não quer dizer que você vai abandonar tudo o que planejou, mas em alguns momentos será necessário realizar adaptações em uma ou outra etapa da facilitação e está tudo bem, o importante é que você esteja preparado para isto e saiba que é normal. Retome seu planejamento quando for possível.
- Relaxe
Tendo tudo preparado e organizado, sinta-se livre para se divertir um pouco durante o processo de facilitação. Use de quebra-gelos, não se sinta pressionado pois além de estar preparado, você já sabe o que fazer. Se possível, deixe as hierarquias um pouco de lado e tenha em mente que seu papel é facilitar a solução de um problema, e mentes estressadas e sob pressão não pensam melhor.
Ao final do workshop, é importante que você reflita sobre sua atuação como organizador e facilitador desse momento. Também aproveite e peça para que os participantes avaliem a experiência que tiveram.
Esse feedback é importante para que você possa entender o que deve melhorar e se as expectativas foram atendidas e, assim, possa promover workshops com mais expertise.
Para concluir, é importante compreender se o objetivo principal do workshop foi alcançado. Independente se o workshop foi muito bom para todos os participantes, se o objetivo não foi alcançado, certamente você terá dificuldades em prosseguir no desenvolvimento do seu produto ou projeto. Mas não se assuste, temos certeza que se você se dedicar e buscar pôr em prática todos os pontos trazidos, você vai irá colher bons frutos!
